Datenschutzerklärung

Stand: 17. Oktober 2026

1. Einleitung und Geltungsbereich

Wir, die Octagonware UG (haftungsbeschränkt) („wir“, „uns“), nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie

unsere Website www.octahub.eu besuchen,
die Plattform Octahub über das Dashboard (dashboard.octahub.eu) oder die Web-App (app.octahub.eu) nutzen oder
unsere mobile App „Octahub“ für iOS und Android nutzen

(zusammen die „Dienste“).

In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie:

wer für die Verarbeitung verantwortlich ist,
welche Daten wir erheben und wie wir sie erheben,
zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verarbeiten,
an wen wir Daten weitergeben,
wo die Daten gespeichert werden,
wie lange die Daten gespeichert werden,
wie wir die Daten schützen,
wie wir mit Daten Minderjähriger umgehen,
welche Rechte Sie haben,
wie wir diese Datenschutzerklärung aktualisieren.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Octagonware UG (haftungsbeschränkt)
Franz-Xaver-Honold-Str. 6
76149 Karlsruhe, Deutschland
E-Mail: info@octagonware.com
Telefon: +49 15679 655958

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Daten, die wir im Auftrag von Organisationen verarbeiten

Organisationen (z. B. Verbände, Schulen oder Vereine) nutzen Octahub, um ihre Mitglieder, Gruppen, Inhalte und Zahlungen zu verwalten. Für die Daten ihrer Mitglieder ist die jeweilige Organisation verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen gemäß Art. 28 DSGVO; mit jeder Organisation wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Wenn Sie als Mitglied Fragen zu diesen Daten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte vorrangig an Ihre Organisation.

3. Welche Daten wir erheben und wie

Wir unterscheiden zwei Arten von Daten:

Nicht personenbezogene Daten: Informationen, die keinen Rückschluss auf eine bestimmte Person zulassen, insbesondere technische und zusammengefasste (aggregierte) Nutzungsinformationen.
Personenbezogene Daten: Informationen, die eine Person identifizieren oder identifizierbar machen, z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer oder IP-Adresse. Verknüpfen wir personenbezogene mit nicht personenbezogenen Daten, behandeln wir die verknüpften Daten als personenbezogene Daten, solange die Verknüpfung besteht.

3.1 Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Webserver technisch erforderliche Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten benötigen wir, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit sie für Sicherheitszwecke gespeichert werden, löschen oder anonymisieren wir sie spätestens nach 14 Tagen.

Unsere Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste und bindet keine Inhalte Dritter ein. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen.

3.2 Kontaktformular und Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Anzahl der Mitglieder, Anliegen, Nachricht) sowie die Sprache, die Seite, von der Sie die Anfrage gesendet haben, und den Zeitpunkt. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

Die Anfrage wird verschlüsselt an unser Automatisierungssystem n8n übermittelt, dort gespeichert und in unser Kundenbeziehungs-System (CRM) Twenty übernommen. Beide Systeme betreiben wir selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Über den Eingang werden wir per E-Mail über Microsoft 365 benachrichtigt. Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht entsprechend.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist, Ihre im Formular erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und der Pflege von Geschäftskontakten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir speichern Ihre Anfrage und Ihre Kontaktdaten in unserem CRM, bis Sie der Speicherung widersprechen, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

3.3 Nutzung der Plattform und der App

Wenn Sie die Plattform oder die App nutzen, verarbeiten wir insbesondere:

Zugangs- und Kontodaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anmeldedaten),
Mitgliedschafts- und Profildaten (z. B. Organisation, Gruppen, Rollen, Mitgliedschaftsplan),
Fortschrittsdaten (z. B. Achievements, Graduierungen, Zertifikate, freigeschaltete Inhalte),
Inhalte, die Organisationen oder Nutzer hochladen (z. B. Videos, PDFs, Bilder),
Zahlungs- und Abonnementdaten (z. B. gewählter Plan, Zahlungsstatus),
technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Browser- oder Gerätekennung), die wir für Sicherheitszwecke höchstens 14 Tage speichern und danach löschen oder anonymisieren.

Für die Reichweitenmessung im Dashboard nutzen wir Umami, das wir selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betreiben. Umami setzt keine Cookies und speichert nach Angaben des Herstellers keine personenbezogenen Daten; die erfassten Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten, Browser, Gerätetyp, Land) werden anonymisiert (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Dienste).

3.4 Zahlungen

Bezahlte Mitgliedschaften und Angebote werden über die Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland) und PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg) abgewickelt. Dafür übermitteln wir die für die Zahlung erforderlichen Daten an den von Ihnen gewählten Dienstleister (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.

3.5 Download der App

Beim Herunterladen der App über den Apple App Store oder Google Play werden die dafür erforderlichen Daten (z. B. Ihr Konto beim jeweiligen Store) von Apple bzw. Google in eigener Verantwortung verarbeitet. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

3.6 Gruppenchat (optional)

Organisationen können in der App für einzelne Gruppen einen Gruppenchat aktivieren. Ist der Chat aktiviert, verarbeiten wir die Nachrichteninhalte, den Absender, die Empfänger (Gruppe oder einzelnes Mitglied bei Direktnachrichten) und den Zeitpunkt. Nachrichten in einer Gruppe sehen die Mitglieder dieser Gruppe; Direktnachrichten sehen nur Absender und Empfänger. Wie für die übrigen Mitgliederdaten ist die jeweilige Organisation verantwortlich; wir verarbeiten die Chat-Daten in ihrem Auftrag (siehe Abschnitt 2).

Speicherdauer der Chat-Nachrichten: Chat-Nachrichten werden ein Jahr nach dem Versand gespeichert und danach gelöscht.

Verschlüsselung: Chat-Nachrichten werden verschlüsselt übertragen (TLS), sind aber nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Sie werden auf unseren Servern gespeichert und sind damit für uns als Betreiber technisch zugänglich.

3.7 Push-Benachrichtigungen

Die App kann Ihnen Push-Benachrichtigungen senden, z. B. bei neuen Chat-Nachrichten von Mitgliedern Ihrer Gruppe oder bei Ankündigungen Ihrer Organisation. Für den Versand nutzen wir den Expo Push Service, der die Benachrichtigungen an Google Firebase Cloud Messaging (Android) bzw. den Apple Push Notification Service (iOS) weiterleitet. Zur Zustellung werden eine gerätebezogene Kennung (Push-Token) und der Inhalt der Benachrichtigung an diese Dienste übermittelt. Push-Benachrichtigungen erhalten Sie nur, wenn Sie sie auf Ihrem Gerät erlaubt haben; Sie können sie dort jederzeit deaktivieren (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

um unsere Dienste bereitzustellen und zu betreiben;
um unsere Dienste weiterzuentwickeln, anzupassen und zu verbessern;
um auf Ihr Feedback, Ihre Anfragen und Fragen zu antworten und Support zu leisten;
um Nutzungs- und Nachfragemuster in anonymisierter oder zusammengefasster Form auszuwerten;
für sonstige interne, statistische und Forschungszwecke, soweit möglich mit anonymisierten Daten;
um die Datensicherheit zu erhöhen und Betrug zu verhindern;
um Verstöße zu untersuchen, unsere Bedingungen durchzusetzen und gesetzliche Pflichten sowie behördliche Anordnungen zu erfüllen;
um Ihnen Neuigkeiten und Informationen zu unseren Diensten zu senden. Werbliche E-Mails senden wir nur, wenn Sie eingewilligt haben oder dies nach § 7 Abs. 3 UWG zulässig ist. Sie können dem jederzeit über den Abmeldelink in der E-Mail oder per Nachricht an uns widersprechen.

5. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Vorschriften:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), z. B. über das Kontaktformular oder für werbliche E-Mails;
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), z. B. zur Bereitstellung der Plattform, der App und für Support;
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten;
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen sind ein sicherer und stabiler Betrieb, die Beantwortung von Anfragen, die Pflege von Geschäftskontakten und die Verbesserung unserer Dienste. Wir verarbeiten Daten auf dieser Grundlage nur, soweit Ihre Interessen und Grundrechte nicht überwiegen.

6. An wen wir Daten weitergeben

Für den Betrieb unserer Dienste setzen wir Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) und vertraglich zum Datenschutz verpflichtet sind:

Hetzner Online GmbH, Deutschland (Hosting von Website, Plattform, n8n, CRM Twenty und Umami; Speicherung hochgeladener Dateien im Hetzner Object Storage; Rechenzentrum Nürnberg)
Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Deutschland (E-Mail-Dienste)
Microsoft Ireland Operations Limited, Irland (Microsoft 365, E-Mail)
Mailgun Technologies, Inc., USA (Versand von System-E-Mails, z. B. Einladungen)
Google (Firebase Cloud Messaging, Zustellung von Push-Benachrichtigungen auf Android-Geräten)
Apple (Apple Push Notification Service, Zustellung von Push-Benachrichtigungen auf iOS-Geräten)
Expo (650 Industries, Inc., USA; Expo Push Service, Weiterleitung von Push-Benachrichtigungen an Firebase und Apple)
New Relic, Inc., USA (Protokollierung und Fehleranalyse, anonymisiert, ohne Speicherung von IP-Adressen)

Zur Zahlungsabwicklung übermitteln wir Daten an Stripe und PayPal (siehe Abschnitt 3.4).

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn dies erforderlich ist,

(i) um rechtswidrige Handlungen oder Fehlverhalten zu untersuchen, aufzudecken, zu verhindern oder dagegen vorzugehen;

(ii) um unsere Rechte geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;

(iii) um unsere Rechte, unser Eigentum oder die Sicherheit unserer Nutzer oder der Öffentlichkeit zu schützen;

(iv) im Fall eines Kontrollwechsels bei unserem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen (z. B. Verschmelzung, Übernahme oder Verkauf im Wesentlichen aller Vermögenswerte), soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist;

(v) um gesetzliche Pflichten oder behördliche Anordnungen zu erfüllen.

Nicht personenbezogene Daten können wir nach eigenem Ermessen weitergeben.

Cookies und ähnliche Technologien

Informationen dazu finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Werbepartner und Werbenetzwerke

Wir geben Ihre E-Mail-Adresse oder andere personenbezogene Daten nicht ohne Ihre Einwilligung an Werbeunternehmen oder Werbenetzwerke weiter.

7. Wo die Daten gespeichert werden

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich auf Servern in Deutschland. Einige der in Abschnitt 6 genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder können Daten dorthin übermitteln. Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, oder auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Wir treffen geeignete vertragliche Vorkehrungen, damit die Empfänger angemessene Schutzmaßnahmen umsetzen und die geltenden Gesetze einhalten.

8. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, insbesondere um unsere Dienste bereitzustellen, unsere gesetzlichen und vertraglichen Pflichten zu erfüllen, Streitigkeiten beizulegen und unsere Vereinbarungen durchzusetzen. Im Einzelnen:

Technische Zugriffsdaten: höchstens 14 Tage;
Kontaktanfragen: bis zu Ihrem Widerspruch, dem Widerruf Ihrer Einwilligung oder dem Wegfall des Zwecks (siehe Abschnitt 3.2);
Inhalte auf der Plattform: bis zur Löschung durch die Organisation oder bis zum Ende des Vertrags; danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen;
Chat-Nachrichten: ein Jahr ab Versand, danach werden sie gelöscht;
Vertrags- und Abrechnungsdaten: für die Dauer der gesetzlichen, insbesondere handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen, ergänzen oder löschen wir.

9. Wie wir die Daten schützen

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff. Dazu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS), Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates.

Trotz dieser Maßnahmen kann keine Übertragung oder Speicherung im Internet vollständig sicher sein. Wir empfehlen Ihnen daher, sichere Passwörter zu verwenden. Da E-Mail und Instant Messaging nicht als sichere Kommunikationswege gelten, senden Sie uns besonders sensible Informationen bitte nicht auf diesem Weg.

10. Minderjährige

Octahub wird von Organisationen eingesetzt; die App enthält von sich aus keine Inhalte. Welche Inhalte (z. B. Videos, Bilder und Dokumente) die jeweilige Organisation in der App bereitstellt und welchen Mitgliedern sie Zugänge ausgibt, entscheidet allein die Organisation. Sie entscheidet deshalb auch, ob und ab welchem Alter Minderjährige Zugang erhalten, und ist dafür verantwortlich, soweit nach geltendem Recht erforderlich die Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen und Inhalte altersgerecht auszuwählen. Wir legen kein eigenes Mindestalter fest. Wenn Sie Erziehungsberechtigter sind und Fragen zu den Daten Ihres Kindes haben, wenden Sie sich bitte an die Organisation (siehe Abschnitt 2) oder an uns.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
Erhalt Ihrer bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO);
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt;
Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht. Werden Ihre Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Die Rechte bestehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen; so kann etwa einer Löschung eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegenstehen (Art. 17 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@octagonware.com.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Rechte nach dem California Consumer Privacy Act (CCPA)

Wenn Sie in Kalifornien wohnen und die Dienste nutzen, haben Sie nach dem California Consumer Privacy Act (CCPA) möglicherweise das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und deren Löschung zu verlangen. Wenden Sie sich dazu bitte an die unten genannten Kontaktdaten.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten von Nutzern im Sinne des CCPA.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum des Stands finden Sie oben. Über wesentliche Änderungen informieren wir zusätzlich auf unserer Website.

14. Kontakt

Bei Fragen zu den Diensten oder zu den Daten, die wir über Sie verarbeiten, erreichen Sie uns unter:

Octagonware UG (haftungsbeschränkt)
Franz-Xaver-Honold-Str. 6
76149 Karlsruhe, Deutschland
E-Mail: info@octagonware.com