Politique de confidentialité

Traduction fournie à titre informatif. Seule la version allemande fait foi.

Version du 17 octobre 2026

1. Introduction et champ d’application

Nous, Octagonware UG (haftungsbeschränkt) (« nous »), accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Conformément aux articles 13 et 14 du règlement général sur la protection des données (RGPD), la présente politique de confidentialité vous informe de la manière dont nous traitons les données personnelles lorsque vous

visitez notre site web www.octahub.eu,
utilisez la plateforme Octahub via le tableau de bord (dashboard.octahub.eu) ou l’application web (app.octahub.eu), ou
utilisez notre application mobile « Octahub » pour iOS et Android

(ensemble, les « Services »).

Dans la présente politique de confidentialité, vous apprendrez :

qui est responsable du traitement,
quelles données nous collectons et comment nous les collectons,
à quelles fins et sur quelle base juridique nous les traitons,
à qui nous transmettons des données,
où les données sont stockées,
combien de temps les données sont conservées,
comment nous protégeons les données,
comment nous traitons les données des mineurs,
de quels droits vous disposez,
comment nous mettons à jour la présente politique de confidentialité.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens du RGPD est :

Octagonware UG (haftungsbeschränkt)
Franz-Xaver-Honold-Str. 6
76149 Karlsruhe, Allemagne
E-mail : info@octagonware.com
Téléphone : +49 15679 655958

Aucun délégué à la protection des données n’a été désigné, car il n’existe aucune obligation légale en ce sens.

Données que nous traitons pour le compte d’organisations

Des organisations (p. ex. fédérations, écoles ou clubs) utilisent Octahub pour gérer leurs membres, groupes, contenus et paiements. Chaque organisation est responsable des données de ses membres. Nous traitons ces données exclusivement pour son compte et selon ses instructions, conformément à l’art. 28 du RGPD ; un contrat de sous-traitance est conclu avec chaque organisation. Si, en tant que membre, vous avez des questions sur ces données ou souhaitez exercer vos droits, veuillez vous adresser en priorité à votre organisation.

3. Quelles données nous collectons et comment

Nous distinguons deux types de données :

Données non personnelles : informations qui ne permettent pas d’identifier une personne déterminée, en particulier des informations d’utilisation techniques et regroupées (agrégées).
Données personnelles : informations qui identifient une personne ou la rendent identifiable, p. ex. nom, adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone ou adresse IP. Si nous associons des données personnelles à des données non personnelles, nous traitons les données associées comme des données personnelles tant que l’association subsiste.

3.1 Visite de notre site web

Lorsque vous consultez notre site web, notre serveur web traite les données techniquement nécessaires transmises par votre navigateur : adresse IP, date et heure de la consultation, page consultée, volume de données transféré, page visitée précédemment (référent) ainsi que type de navigateur et système d’exploitation. Nous avons besoin de ces données pour fournir le site web et en garantir la sécurité (base juridique : art. 6, par. 1, point f) du RGPD). Dans la mesure où elles sont conservées à des fins de sécurité, nous les supprimons ou les anonymisons au plus tard après 14 jours.

Notre site web ne dépose aucun cookie, n’utilise aucun service d’analyse, de suivi ou de marketing et n’intègre aucun contenu de tiers. Les polices de caractères sont chargées depuis notre propre serveur.

3.2 Formulaire de contact et contact par e-mail

Lorsque vous nous écrivez via le formulaire de contact, nous traitons les informations que vous fournissez (nom, adresse e-mail, organisation, nombre de membres, objet de la demande, message) ainsi que la langue, la page depuis laquelle vous avez envoyé la demande et la date et l’heure. Les champs obligatoires sont signalés ; sans ces informations, nous ne pouvons pas traiter votre demande.

La demande est transmise de manière chiffrée à notre système d’automatisation n8n, y est stockée, puis reprise dans notre système de gestion de la relation client (CRM) Twenty. Nous exploitons nous-mêmes ces deux systèmes sur des serveurs de Hetzner Online GmbH en Allemagne. Nous sommes informés de la réception par e-mail via Microsoft 365. Si vous nous contactez par e-mail, nous traitons votre adresse e-mail et le contenu de votre message en conséquence.

Les bases juridiques sont l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD, dans la mesure où votre demande vise la conclusion d’un contrat, le consentement que vous donnez dans le formulaire (art. 6, par. 1, point a) du RGPD) ainsi que notre intérêt légitime à répondre aux demandes et à entretenir des contacts commerciaux (art. 6, par. 1, point f) du RGPD).

Nous conservons votre demande et vos coordonnées dans notre CRM jusqu’à ce que vous vous opposiez à leur conservation, retiriez votre consentement ou que la finalité disparaisse. Les obligations légales de conservation n’en sont pas affectées.

3.3 Utilisation de la plateforme et de l’application

Lorsque vous utilisez la plateforme ou l’application, nous traitons en particulier :

des données d’accès et de compte (p. ex. nom, adresse e-mail, identifiants de connexion),
des données d’adhésion et de profil (p. ex. organisation, groupes, rôles, formule d’adhésion),
des données de progression (p. ex. Achievements, grades, certificats, contenus débloqués),
des contenus téléversés par des organisations ou des utilisateurs (p. ex. vidéos, PDF, images),
des données de paiement et d’abonnement (p. ex. formule choisie, statut du paiement),
des données techniques d’accès (p. ex. adresse IP, identifiant du navigateur ou de l’appareil), que nous conservons à des fins de sécurité pendant 14 jours au maximum, puis supprimons ou anonymisons.

Pour la mesure d’audience dans le tableau de bord, nous utilisons Umami, que nous exploitons nous-mêmes sur des serveurs de Hetzner Online GmbH en Allemagne. Umami ne dépose aucun cookie et, selon son éditeur, ne stocke aucune donnée personnelle ; les données d’utilisation collectées (p. ex. pages consultées, navigateur, type d’appareil, pays) sont anonymisées (base juridique : art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; intérêt légitime à l’amélioration de nos Services).

3.4 Paiements

Les adhésions et offres payantes sont traitées par les prestataires de services de paiement Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlande) et PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxembourg). À cet effet, nous transmettons les données nécessaires au paiement au prestataire que vous avez choisi (art. 6, par. 1, point b) du RGPD). Les informations relatives à la protection des données du prestataire de services de paiement concerné s’appliquent en complément.

3.5 Téléchargement de l’application

Lors du téléchargement de l’application via l’Apple App Store ou Google Play, les données nécessaires à cet effet (p. ex. votre compte sur le store concerné) sont traitées par Apple ou Google sous leur propre responsabilité. Nous n’avons aucune influence sur ce traitement.

3.6 Chat de groupe (optionnel)

Les organisations peuvent activer un chat de groupe dans l’application pour certains groupes. Si le chat est activé, nous traitons le contenu des messages, l’expéditeur, les destinataires (groupe ou membre individuel pour les messages directs) ainsi que la date et l’heure. Les messages d’un groupe sont visibles par les membres de ce groupe ; les messages directs ne sont visibles que par l’expéditeur et le destinataire. Comme pour les autres données des membres, l’organisation concernée est responsable du traitement ; nous traitons les données du chat pour son compte (voir section 2).

Durée de conservation des messages du chat : les messages du chat sont conservés pendant un an à compter de leur envoi, puis supprimés.

Chiffrement : les messages du chat sont transmis de manière chiffrée (TLS), mais ne sont pas chiffrés de bout en bout. Ils sont stockés sur nos serveurs et sont donc techniquement accessibles pour nous en tant qu’exploitant.

3.7 Notifications push

L’application peut vous envoyer des notifications push, p. ex. lors de nouveaux messages de chat de membres de votre groupe ou d’annonces de votre organisation. Pour l’envoi, nous utilisons le service Expo Push Service, qui transmet les notifications à Google Firebase Cloud Messaging (Android) ou à l’Apple Push Notification Service (iOS). Pour la remise, un identifiant lié à l’appareil (jeton push) et le contenu de la notification sont transmis à ces services. Vous ne recevez des notifications push que si vous les avez autorisées sur votre appareil ; vous pouvez les y désactiver à tout moment (base juridique : art. 6, par. 1, point b) du RGPD).

4. Finalités du traitement

Nous traitons vos données aux fins suivantes :

pour fournir et exploiter nos Services ;
pour développer, adapter et améliorer nos Services ;
pour répondre à vos commentaires, demandes et questions et fournir une assistance ;
pour analyser les schémas d’utilisation et de demande sous forme anonymisée ou agrégée ;
à d’autres fins internes, statistiques et de recherche, dans la mesure du possible avec des données anonymisées ;
pour renforcer la sécurité des données et prévenir la fraude ;
pour enquêter sur des infractions, faire respecter nos conditions et nous conformer aux obligations légales ainsi qu’aux injonctions des autorités ;
pour vous envoyer des actualités et des informations concernant nos Services. Nous n’envoyons des e-mails publicitaires que si vous y avez consenti ou si cela est autorisé en vertu du § 7, al. 3 UWG (loi allemande contre la concurrence déloyale). Vous pouvez vous y opposer à tout moment via le lien de désinscription figurant dans l’e-mail ou en nous envoyant un message.

5. Bases juridiques

Nous traitons les données personnelles sur la base des dispositions suivantes :

art. 6, par. 1, point a) du RGPD (consentement), p. ex. via le formulaire de contact ou pour les e-mails publicitaires ;
art. 6, par. 1, point b) du RGPD (contrat ou mesures précontractuelles), p. ex. pour la mise à disposition de la plateforme, de l’application et pour l’assistance ;
art. 6, par. 1, point c) du RGPD (obligation légale), p. ex. obligations de conservation en droit commercial et fiscal ;
art. 6, par. 1, point f) du RGPD (intérêts légitimes). Nos intérêts légitimes sont un fonctionnement sûr et stable, la réponse aux demandes, l’entretien de contacts commerciaux et l’amélioration de nos Services. Nous ne traitons des données sur cette base que dans la mesure où vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas.

6. À qui nous transmettons des données

Pour l’exploitation de nos Services, nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données pour notre compte (sous-traitants au sens de l’art. 28 du RGPD) et sont contractuellement tenus de protéger les données :

Hetzner Online GmbH, Allemagne (hébergement du site web, de la plateforme, de n8n, du CRM Twenty et d’Umami ; stockage des fichiers téléversés dans Hetzner Object Storage ; centre de données de Nuremberg)
Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Allemagne (services de messagerie électronique)
Microsoft Ireland Operations Limited, Irlande (Microsoft 365, e-mail)
Mailgun Technologies, Inc., États-Unis (envoi d’e-mails système, p. ex. invitations)
Google (Firebase Cloud Messaging, remise des notifications push sur les appareils Android)
Apple (Apple Push Notification Service, remise des notifications push sur les appareils iOS)
Expo (650 Industries, Inc., États-Unis ; Expo Push Service, transmission des notifications push à Firebase et Apple)
New Relic, Inc., États-Unis (journalisation et analyse des erreurs, anonymisées, sans stockage des adresses IP)

Pour le traitement des paiements, nous transmettons des données à Stripe et PayPal (voir section 3.4).

Au-delà, nous ne transmettons des données que si cela est nécessaire

(i) pour enquêter sur des actes illicites ou des comportements fautifs, les détecter, les prévenir ou y remédier ;

(ii) pour faire valoir, exercer ou défendre nos droits ;

(iii) pour protéger nos droits, notre propriété ou la sécurité de nos utilisateurs ou du public ;

(iv) en cas de changement de contrôle de notre société ou d’une société liée (p. ex. fusion, acquisition ou vente de la quasi-totalité des actifs), dans la mesure où la législation sur la protection des données le permet ;

(v) pour nous conformer à des obligations légales ou à des injonctions des autorités.

Nous pouvons transmettre des données non personnelles à notre discrétion.

Cookies et technologies similaires

Vous trouverez des informations à ce sujet dans notre politique en matière de cookies.

Partenaires et réseaux publicitaires

Nous ne transmettons pas votre adresse e-mail ni d’autres données personnelles à des entreprises ou réseaux publicitaires sans votre consentement.

7. Où les données sont stockées

Nous stockons en principe les données personnelles sur des serveurs situés en Allemagne. Certains des prestataires mentionnés à la section 6 ont leur siège aux États-Unis ou peuvent y transférer des données. Un transfert vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE) n’a lieu que si les conditions des art. 44 et suivants du RGPD sont remplies, notamment sur la base de la décision d’adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) (art. 45 du RGPD), dans la mesure où le destinataire est certifié à ce titre, ou sur la base des clauses contractuelles types de l’UE (art. 46, par. 2, point c) du RGPD). Nous prenons des dispositions contractuelles appropriées afin que les destinataires mettent en œuvre des garanties appropriées et respectent la législation applicable.

8. Combien de temps nous conservons les données

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités indiquées, en particulier pour fournir nos Services, remplir nos obligations légales et contractuelles, régler des litiges et faire respecter nos accords. En détail :

Données techniques d’accès : 14 jours au maximum ;
Demandes de contact : jusqu’à votre opposition, au retrait de votre consentement ou à la disparition de la finalité (voir section 3.2) ;
Contenus sur la plateforme : jusqu’à leur suppression par l’organisation ou jusqu’à la fin du contrat ; ils sont ensuite supprimés, sauf obligation légale de conservation ;
Messages du chat : un an à compter de l’envoi, puis suppression ;
Données contractuelles et de facturation : pendant la durée des délais légaux de conservation, notamment en droit commercial et fiscal.

Nous rectifions, complétons ou supprimons les données inexactes ou incomplètes.

9. Comment nous protégeons les données

Nous protégeons vos données contre la perte, la manipulation et l’accès non autorisé au moyen de mesures techniques et organisationnelles. Celles-ci comprennent notamment la transmission chiffrée (HTTPS/TLS), des contrôles d’accès et des mises à jour de sécurité régulières.

Malgré ces mesures, aucune transmission ni aucun stockage sur Internet ne peut être totalement sûr. Nous vous recommandons donc d’utiliser des mots de passe sûrs. L’e-mail et la messagerie instantanée n’étant pas considérés comme des moyens de communication sûrs, veuillez ne pas nous envoyer d’informations particulièrement sensibles par ces canaux.

10. Mineurs

Octahub est utilisé par des organisations ; l’application ne contient, par elle-même, aucun contenu. L’organisation concernée décide seule des contenus (p. ex. vidéos, images et documents) qu’elle met à disposition dans l’application et des membres auxquels elle attribue des accès. Elle décide donc aussi si et à partir de quel âge des mineurs obtiennent un accès, et il lui incombe de recueillir, dans la mesure où le droit applicable l’exige, le consentement des titulaires de l’autorité parentale et de choisir des contenus adaptés à l’âge. Nous ne fixons pas d’âge minimum propre. Si vous êtes titulaire de l’autorité parentale et avez des questions sur les données de votre enfant, veuillez vous adresser à l’organisation (voir section 2) ou à nous.

11. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :

accès aux données conservées vous concernant (art. 15 du RGPD) ;
rectification des données inexactes (art. 16 du RGPD) ;
effacement de vos données (art. 17 du RGPD) ;
limitation du traitement (art. 18 du RGPD) ;
réception des données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (art. 20 du RGPD) ;
retrait d’un consentement donné, avec effet pour l’avenir (art. 7, par. 3 du RGPD) ; la licéité du traitement effectué jusqu’au retrait n’en est pas affectée ;
réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données (art. 77 du RGPD). L’autorité compétente pour nous est la Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (déléguée du Land de Bade-Wurtemberg à la protection des données et à la liberté d’information), Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

Droit d’opposition (art. 21 du RGPD) : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données fondé sur l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Si vos données sont traitées à des fins de prospection directe, vous pouvez vous y opposer à tout moment sans indiquer de motif.

Ces droits s’exercent dans les limites des conditions légales ; ainsi, une obligation légale de conservation peut par exemple s’opposer à un effacement (art. 17, par. 3 du RGPD). Pour exercer vos droits, il suffit d’envoyer un message à info@octagonware.com.

Aucune prise de décision automatisée, y compris le profilage, au sens de l’art. 22 du RGPD n’a lieu.

12. Droits en vertu du California Consumer Privacy Act (CCPA)

Si vous résidez en Californie et utilisez les Services, vous disposez éventuellement, en vertu du California Consumer Privacy Act (CCPA), du droit de demander l’accès à vos données personnelles et leur suppression. Pour ce faire, veuillez utiliser les coordonnées indiquées ci-dessous.

Nous ne vendons pas de données personnelles d’utilisateurs au sens du CCPA.

13. Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous adaptons la présente politique de confidentialité lorsque nos Services ou la situation juridique évoluent. La version publiée sur cette page fait foi ; la date de la version figure en haut de page. Nous informons en outre des modifications importantes sur notre site web.

14. Contact

Pour toute question concernant les Services ou les données que nous traitons à votre sujet, vous pouvez nous joindre à l’adresse suivante :

Octagonware UG (haftungsbeschränkt)
Franz-Xaver-Honold-Str. 6
76149 Karlsruhe, Allemagne
E-mail : info@octagonware.com