Política de privacidad

Traducción con fines informativos. Prevalece la versión en alemán.

Versión: 17 de octubre de 2026

1. Introducción y ámbito de aplicación

Nosotros, Octagonware UG (haftungsbeschränkt) (“nosotros”), nos tomamos muy en serio la protección de sus datos personales. Conforme a los artículos 13 y 14 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), esta Política de privacidad le informa sobre cómo tratamos los datos personales cuando usted

visita nuestro sitio web www.octahub.eu,
utiliza la plataforma Octahub a través del panel de control (dashboard.octahub.eu) o de la aplicación web (app.octahub.eu), o
utiliza nuestra app móvil “Octahub” para iOS y Android

(en conjunto, los “Servicios”).

En esta Política de privacidad encontrará información sobre:

quién es responsable del tratamiento,
qué datos recopilamos y cómo los recopilamos,
con qué fines y sobre qué base jurídica los tratamos,
a quién comunicamos datos,
dónde se almacenan los datos,
durante cuánto tiempo se conservan los datos,
cómo protegemos los datos,
cómo tratamos los datos de menores de edad,
qué derechos le asisten,
cómo actualizamos esta Política de privacidad.

2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento en el sentido del RGPD es:

Octagonware UG (haftungsbeschränkt)
Franz-Xaver-Honold-Str. 6
76149 Karlsruhe, Alemania
Correo electrónico: info@octagonware.com
Teléfono: +49 15679 655958

No se ha designado un delegado de protección de datos, ya que no existe ninguna obligación legal de hacerlo.

Datos que tratamos por encargo de organizaciones

Las organizaciones (p. ej., federaciones, escuelas o clubes) utilizan Octahub para gestionar sus miembros, grupos, contenidos y pagos. Cada organización es responsable de los datos de sus miembros. Tratamos estos datos exclusivamente por encargo de la organización y siguiendo sus instrucciones, conforme al art. 28 del RGPD; con cada organización se celebra un contrato de encargo del tratamiento. Si, como miembro, tiene preguntas sobre estos datos o desea ejercer sus derechos, diríjase preferentemente a su organización.

3. Qué datos recopilamos y cómo

Distinguimos dos tipos de datos:

Datos no personales: información que no permite identificar a una persona determinada, en particular información de uso técnica y agrupada (agregada).
Datos personales: información que identifica a una persona o la hace identificable, p. ej., nombre, dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono o dirección IP. Si combinamos datos personales con datos no personales, tratamos los datos combinados como datos personales mientras se mantenga la combinación.

3.1 Visita a nuestro sitio web

Al acceder a nuestro sitio web, nuestro servidor web trata los datos técnicamente necesarios que transmite su navegador: dirección IP, fecha y hora del acceso, página solicitada, volumen de datos transferido, página visitada anteriormente (referrer), así como tipo de navegador y sistema operativo. Necesitamos estos datos para ofrecer el sitio web y garantizar su seguridad (base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD). En la medida en que se almacenen con fines de seguridad, los eliminamos o anonimizamos a más tardar después de 14 días.

Nuestro sitio web no utiliza cookies, no emplea servicios de análisis, seguimiento ni marketing y no integra contenidos de terceros. Las fuentes tipográficas se cargan desde nuestro propio servidor.

3.2 Formulario de contacto y contacto por correo electrónico

Si nos escribe a través del formulario de contacto, tratamos los datos que usted indique (nombre, dirección de correo electrónico, organización, número de miembros, asunto, mensaje), así como el idioma, la página desde la que envió la solicitud y la fecha y hora. Los campos obligatorios están marcados; sin estos datos no podemos tramitar su solicitud.

La solicitud se transmite de forma cifrada a nuestro sistema de automatización n8n, se almacena allí y se incorpora a nuestro sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) Twenty. Ambos sistemas los operamos nosotros mismos en servidores de Hetzner Online GmbH en Alemania. Recibimos una notificación de la entrada por correo electrónico a través de Microsoft 365. Si nos contacta por correo electrónico, tratamos su dirección de correo electrónico y el contenido de su mensaje de la misma manera.

Las bases jurídicas son el art. 6, apdo. 1, letra b) del RGPD, en la medida en que su solicitud tenga por objeto la celebración de un contrato, el consentimiento que usted otorga en el formulario (art. 6, apdo. 1, letra a) del RGPD) y nuestro interés legítimo en responder a las solicitudes y mantener contactos comerciales (art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD).

Conservamos su solicitud y sus datos de contacto en nuestro CRM hasta que usted se oponga a su conservación, retire su consentimiento o deje de existir la finalidad. Las obligaciones legales de conservación no se ven afectadas.

3.3 Uso de la plataforma y de la app

Cuando usted utiliza la plataforma o la app, tratamos en particular:

datos de acceso y de cuenta (p. ej., nombre, dirección de correo electrónico, credenciales de inicio de sesión),
datos de membresía y de perfil (p. ej., organización, grupos, roles, plan de membresía),
datos de progreso (p. ej., Achievements, graduaciones, certificados, contenidos desbloqueados),
contenidos que suben las organizaciones o los usuarios (p. ej., videos, PDF, imágenes),
datos de pago y de suscripción (p. ej., plan elegido, estado del pago),
datos técnicos de acceso (p. ej., dirección IP, identificador del navegador o del dispositivo), que conservamos con fines de seguridad durante un máximo de 14 días y después eliminamos o anonimizamos.

Para la medición de audiencia en el panel de control utilizamos Umami, que operamos nosotros mismos en servidores de Hetzner Online GmbH en Alemania. Umami no utiliza cookies y, según su desarrollador, no almacena datos personales; los datos de uso recopilados (p. ej., páginas visitadas, navegador, tipo de dispositivo, país) se anonimizan (base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD; interés legítimo en la mejora de nuestros Servicios).

3.4 Pagos

Las membresías y ofertas de pago se procesan a través de los proveedores de servicios de pago Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlanda) y PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburgo). Para ello, transmitimos los datos necesarios para el pago al proveedor que usted haya elegido (art. 6, apdo. 1, letra b) del RGPD). Adicionalmente, se aplican los avisos de privacidad del proveedor de servicios de pago correspondiente.

3.5 Descarga de la app

Al descargar la app a través del Apple App Store o de Google Play, los datos necesarios para ello (p. ej., su cuenta en la tienda correspondiente) son tratados por Apple o Google bajo su propia responsabilidad. No tenemos ninguna influencia sobre este tratamiento.

3.6 Chat de grupo (opcional)

Las organizaciones pueden activar en la app un chat de grupo para grupos concretos. Si el chat está activado, tratamos el contenido de los mensajes, el remitente, los destinatarios (grupo o miembro individual en el caso de los mensajes directos) y la fecha y hora. Los mensajes de un grupo los ven los miembros de ese grupo; los mensajes directos solo los ven el remitente y el destinatario. Al igual que con los demás datos de los miembros, la organización correspondiente es la responsable; tratamos los datos del chat por su encargo (véase la sección 2).

Plazo de conservación de los mensajes del chat: los mensajes del chat se conservan durante un año desde su envío y después se eliminan.

Cifrado: los mensajes del chat se transmiten cifrados (TLS), pero no están cifrados de extremo a extremo. Se almacenan en nuestros servidores y, por lo tanto, son técnicamente accesibles para nosotros como operador.

3.7 Notificaciones push

La app puede enviarle notificaciones push, p. ej., cuando haya nuevos mensajes de chat de miembros de su grupo o anuncios de su organización. Para el envío utilizamos Expo Push Service, que reenvía las notificaciones a Google Firebase Cloud Messaging (Android) o al Apple Push Notification Service (iOS). Para la entrega, se transmiten a estos servicios un identificador vinculado al dispositivo (token push) y el contenido de la notificación. Solo recibirá notificaciones push si las ha permitido en su dispositivo; puede desactivarlas allí en cualquier momento (base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra b) del RGPD).

4. Finalidades del tratamiento

Tratamos sus datos con las siguientes finalidades:

para prestar y operar nuestros Servicios;
para desarrollar, adaptar y mejorar nuestros Servicios;
para responder a sus comentarios, solicitudes y preguntas y prestar soporte;
para analizar patrones de uso y de demanda de forma anonimizada o agregada;
para otros fines internos, estadísticos y de investigación, en la medida de lo posible con datos anonimizados;
para aumentar la seguridad de los datos y prevenir el fraude;
para investigar infracciones, hacer cumplir nuestras condiciones y cumplir obligaciones legales y órdenes de las autoridades;
para enviarle novedades e información sobre nuestros Servicios. Solo enviamos correos electrónicos publicitarios si usted ha dado su consentimiento o si está permitido conforme al § 7, apdo. 3 UWG (Ley alemana contra la Competencia Desleal). Puede oponerse a ello en cualquier momento mediante el enlace para darse de baja incluido en el correo electrónico o enviándonos un mensaje.

5. Bases jurídicas

Tratamos los datos personales con base en las siguientes disposiciones:

art. 6, apdo. 1, letra a) del RGPD (consentimiento), p. ej., a través del formulario de contacto o para correos electrónicos publicitarios;
art. 6, apdo. 1, letra b) del RGPD (contrato o medidas precontractuales), p. ej., para la prestación de la plataforma, de la app y para el soporte;
art. 6, apdo. 1, letra c) del RGPD (obligación legal), p. ej., obligaciones de conservación conforme a la normativa mercantil y fiscal;
art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD (intereses legítimos). Nuestros intereses legítimos son un funcionamiento seguro y estable, la respuesta a solicitudes, el mantenimiento de contactos comerciales y la mejora de nuestros Servicios. Solo tratamos datos sobre esta base en la medida en que no prevalezcan sus intereses y derechos fundamentales.

6. A quién comunicamos datos

Para el funcionamiento de nuestros Servicios recurrimos a proveedores de servicios que tratan datos por nuestro encargo (encargados del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD) y que están obligados contractualmente a proteger los datos:

Hetzner Online GmbH, Alemania (alojamiento del sitio web, la plataforma, n8n, el CRM Twenty y Umami; almacenamiento de los archivos subidos en Hetzner Object Storage; centro de datos en Núremberg)
Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Alemania (servicios de correo electrónico)
Microsoft Ireland Operations Limited, Irlanda (Microsoft 365, correo electrónico)
Mailgun Technologies, Inc., EE. UU. (envío de correos electrónicos del sistema, p. ej., invitaciones)
Google (Firebase Cloud Messaging, entrega de notificaciones push en dispositivos Android)
Apple (Apple Push Notification Service, entrega de notificaciones push en dispositivos iOS)
Expo (650 Industries, Inc., EE. UU.; Expo Push Service, reenvío de notificaciones push a Firebase y Apple)
New Relic, Inc., EE. UU. (registro y análisis de errores, de forma anonimizada, sin almacenamiento de direcciones IP)

Para el procesamiento de pagos transmitimos datos a Stripe y PayPal (véase la sección 3.4).

Además, solo comunicamos datos cuando sea necesario

(i) para investigar, detectar, prevenir o combatir actos ilícitos o conductas indebidas;

(ii) para hacer valer, ejercer o defender nuestros derechos;

(iii) para proteger nuestros derechos, nuestra propiedad o la seguridad de nuestros usuarios o del público;

(iv) en caso de un cambio de control en nuestra empresa o en una empresa vinculada (p. ej., fusión, adquisición o venta de la práctica totalidad de los activos), en la medida en que lo permita la normativa de protección de datos;

(v) para cumplir obligaciones legales u órdenes de las autoridades.

Podemos comunicar datos no personales a nuestra discreción.

Cookies y tecnologías similares

Encontrará información al respecto en nuestra Política de cookies.

Socios y redes publicitarias

No comunicamos su dirección de correo electrónico ni otros datos personales a empresas o redes publicitarias sin su consentimiento.

7. Dónde se almacenan los datos

Por lo general, almacenamos los datos personales en servidores ubicados en Alemania. Algunos de los proveedores de servicios mencionados en la sección 6 tienen su sede en EE. UU. o pueden transferir datos a ese país. Solo se realizan transferencias a países fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) si se cumplen los requisitos de los arts. 44 y siguientes del RGPD, en particular sobre la base de la decisión de adecuación de la Comisión Europea relativa al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-U.S. Data Privacy Framework) (art. 45 del RGPD), siempre que el destinatario esté certificado conforme a dicho marco, o sobre la base de las cláusulas contractuales tipo de la UE (art. 46, apdo. 2, letra c) del RGPD). Adoptamos las medidas contractuales adecuadas para que los destinatarios apliquen garantías apropiadas y cumplan la legislación aplicable.

8. Durante cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para las finalidades indicadas, en particular para prestar nuestros Servicios, cumplir nuestras obligaciones legales y contractuales, resolver controversias y hacer cumplir nuestros acuerdos. En concreto:

Datos técnicos de acceso: un máximo de 14 días;
Solicitudes de contacto: hasta su oposición, la retirada de su consentimiento o la desaparición de la finalidad (véase la sección 3.2);
Contenidos en la plataforma: hasta su eliminación por parte de la organización o hasta la finalización del contrato; después se eliminan, salvo que existan obligaciones legales de conservación;
Mensajes del chat: un año desde el envío; después se eliminan;
Datos contractuales y de facturación: durante los plazos legales de conservación, en particular los establecidos por la normativa mercantil y fiscal.

Rectificamos, completamos o eliminamos los datos inexactos o incompletos.

9. Cómo protegemos los datos

Protegemos sus datos frente a la pérdida, la manipulación y el acceso no autorizado mediante medidas técnicas y organizativas. Entre ellas se incluyen, en particular, la transmisión cifrada (HTTPS/TLS), los controles de acceso y las actualizaciones de seguridad periódicas.

A pesar de estas medidas, ninguna transmisión o almacenamiento en internet puede ser completamente seguro. Por ello, le recomendamos utilizar contraseñas seguras. Dado que el correo electrónico y la mensajería instantánea no se consideran medios de comunicación seguros, le rogamos que no nos envíe información especialmente sensible por estas vías.

10. Menores de edad

Octahub es utilizado por organizaciones; la app, por sí sola, no contiene ningún contenido. La organización correspondiente decide por sí sola qué contenidos (p. ej., vídeos, imágenes y documentos) pone a disposición en la app y a qué miembros concede acceso. Por ello, también decide si los menores de edad obtienen acceso y a partir de qué edad, y le corresponde recabar, en la medida en que lo exija el Derecho aplicable, el consentimiento de los titulares de la patria potestad o tutores, así como seleccionar contenidos adecuados a la edad. Nosotros no fijamos una edad mínima propia. Si usted es titular de la patria potestad o tutor y tiene preguntas sobre los datos de su hijo o hija, diríjase a la organización (véase la sección 2) o a nosotros.

11. Sus derechos

Conforme al RGPD, usted tiene los siguientes derechos:

acceso a los datos almacenados sobre usted (art. 15 del RGPD);
rectificación de los datos inexactos (art. 16 del RGPD);
supresión de sus datos (art. 17 del RGPD);
limitación del tratamiento (art. 18 del RGPD);
recepción de los datos que nos haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y de lectura mecánica (art. 20 del RGPD);
retirada de un consentimiento otorgado con efectos para el futuro (art. 7, apdo. 3 del RGPD); la licitud del tratamiento realizado hasta ese momento no se ve afectada;
presentación de una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos (art. 77 del RGPD). La autoridad competente para nosotros es la Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (Comisionada de Protección de Datos y Libertad de Información del estado federado de Baden-Wurtemberg), Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

Derecho de oposición (art. 21 del RGPD): usted tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de sus datos basado en el art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD. Si sus datos se tratan con fines de mercadotecnia directa, puede oponerse en cualquier momento sin indicar los motivos.

Estos derechos existen dentro de los límites de los requisitos legales; por ejemplo, una obligación legal de conservación puede impedir la supresión (art. 17, apdo. 3 del RGPD). Para ejercer sus derechos basta con enviar un mensaje a info@octagonware.com.

No se lleva a cabo ninguna toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles, en el sentido del art. 22 del RGPD.

12. Derechos conforme a la California Consumer Privacy Act (CCPA)

Si usted reside en California y utiliza los Servicios, es posible que, conforme a la California Consumer Privacy Act (CCPA), tenga derecho a solicitar el acceso a sus datos personales y su eliminación. Para ello, utilice los datos de contacto indicados más abajo.

No vendemos datos personales de usuarios en el sentido de la CCPA.

13. Modificaciones de esta Política de privacidad

Adaptamos esta Política de privacidad cuando cambian nuestros Servicios o la situación jurídica. Es válida la versión publicada en cada momento en esta página; la fecha de la versión figura al principio. Además, informamos de los cambios importantes en nuestro sitio web.

14. Contacto

Si tiene preguntas sobre los Servicios o sobre los datos que tratamos sobre usted, puede contactarnos en:

Octagonware UG (haftungsbeschränkt)
Franz-Xaver-Honold-Str. 6
76149 Karlsruhe, Alemania
Correo electrónico: info@octagonware.com